Responsabilités essentielles
Les responsabilités générales du soutien administratif au/à la Chef.fe de projet et à l'équipe assignés comprennent, mais ne sont pas limitées à :
- Gérer les calendriers et les programmes de production, coordonner les ressources internes et externes et les participants aux réunions liées au projet.
- Maintenir les fichiers liés au projet dans Google Drive, Box, Microsoft SharePoint et Slack.
- Coordonner la distribution de la documentation de production et de création en rapport avec les projets assignés.
- Classer et archiver les documents selon les besoins.
- Organiser les notes de frais, les demandes d'achat et soumettre les documents appropriés selon les instructions.
- Coordonner avec les ressources internes (concepteurs, techniciens et production) pour s'assurer que tous les travaux sont réalisés efficacement et dans les délais.
- Assurer la préparation, l'emballage, la livraison et la distribution des produits livrables, des documents, des informations et du matériel liés au projet, conformément aux instructions.
- Effectuer des recherches liées au projet.
- Participer au fonctionnement général du bureau, notamment en assurant la relève à la réception, en organisant/coordonnant des événements internes pour tous les employés, etc.
- Peut gérer des projets de petite envergure dans le cadre d'un projet plus vaste ou de petits projets internes sous la supervision du chef de projet.
Pour réussir dans ce poste, il faut s'acquitter de manière satisfaisante de chaque responsabilité/obligation essentielle. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre à une personne handicapée de s'acquitter des responsabilités et des obligations décrites ci-dessus.
D'autres tâches peuvent être assignées pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Compétences
Compétences comportementales essentielles pour une performance efficace
- Démontre sa capacité à prendre des notes écrites précises et complètes sur les réunions.
- Solides compétences informatiques avec la capacité et le désir d'apprendre de nouvelles technologies : Google Suite, Microsoft Suite et/ou Keynote
- Compétences avérées en matière de communication et de présentation : écrites, verbales et numériques. Il s'agit notamment de savoir quand demander de l'aide ou une orientation et d'initier la communication.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement de bureau ouvert et créatif.
- Soucieux du détail, adaptable et capable de respecter des délais stricts avec un niveau élevé d'initiative, de et d'auto-motivation.
- Capacité à hiérarchiser les tâches et à se concentrer sur les tâches les plus importantes ou à savoir quand demander ce qu'il faut faire en priorité.
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
- Capacité à faire preuve d'indépendance de jugement et à prendre des décisions judicieuses.
- Il doit être capable d'effectuer efficacement des recherches à partir d'une grande variété de sources extérieures avec un minimum de conseils.
- Faire preuve de leadership et de créativité dans la résolution de problèmes, en créant des processus pour améliorer notre flux de travail et soutenir les membres de notre équipe.
- Faire preuve d'initiative et de collaboration
Qualifications minimales
Pour assumer les responsabilités essentielles, les personnes doivent avoir le niveau d'éducation et d'expérience suivant, ou une combinaison équivalente. En outre, les certifications, connaissances, compétences ou exigences physiques suivantes sont nécessaires pour le poste.
- DES
- 2 à 4 ans d'expérience en bureautique générale
- 2 à 4 ans d'expérience en production dans un secteur similaire (VFX, jeux vidéo, événementiel, parc à thème, activation de marque, LBE)
** Il s'agit d'un poste temporaire pour couvrir un congé de maternité.
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ENGLISH
Purpose
As a member of the Project Management Team, this position provides daily support to the project lead and project team members for projects as assigned. Will develop an understanding of the overall operations of the company. Areas of responsibility and interaction include the production process, the complexity of internal team/client/vendor relationships, meeting and event set up and coordination including meeting note process (taking, retaining, communicating), and various administrative tasks and duties. The individual will gain hands-on experience in an ever-growing and changing industry while being exposed to a variety of corporate clients. Works with internal groups to plan and execute programs; serves as a communication conduit – verbal and written. In addition to the above responsibilities, the Sr. Coordinator builds upon their coordinator experience, utilizing strategic and critical thinking to lead small efforts and gain budgeting experience under the supervision of the Project Lead.
Responsibilities
Provide administrative support to the assigned project lead and project team.
- Maintain calendars and production schedules.
- Maintain G+ Community, Google Drive, and Thinkwell Server.
- May include maintaining project/proposal files and production books. Coordinate the distribution of production and creative documentation as it relates to assigned projects.
- File and archive documents as needed.
- Organize expense reports, purchase requisitions, and submit proper documentation as directed.
- Coordinate with internal resources (Designers, Tech, and Production) to ensure that all work is completed efficiently and on schedule.
- Ensure delivery and distribution of project-related documents, information, and materials as directed.
- Conduct project-related research.
- Participate in the overall office operation, including providing relief at the front desk, setting up/coordinating internal events for all employees, etc.
- Manage small scopes as part of a larger project or small internal projects under the supervision of the Project Lead
Competencies
- Demonstrated ability to take accurate and complete written meeting notes.
- Strong computer skills with the ability and desire to learn new technologies: Google Suite, Word, Excel, PowerPoint, KeyNote, and/or InDesign.
- Proven communication and presentation skills: written, verbal, and numerical. Includes knowing when to ask for help or direction and initiating that communication.
- Ability to multitask in a creative open office environment.
- Detail-oriented, adaptable, and able to meet stringent deadlines with a “do what it takes” attitude.
- Ability to prioritize work assignments and focus on most critical tasks or know when to ask what to prioritize.
- Ability to work independently and as a team player.
- Ability to use common sense and sound judgment to complete assignments in a timely manner.
- Must possess the ability to effectively perform research from a wide variety of outside sources with only minimal guidance.
- Show leadership and creativity in problem solving, creating processes to better our workflow and support our team members
- Demonstrates initiative and collaboration
Minimum Qualifications
- DEC and 2-4 years general office experience
- 2+ years of production experience in a similar industry (VFX, video game, live events, theme park, brand activation, LBE)
**This role will be for one-year to cover maternity leave with the potential to convert.
#LI-AB
